Ein Protokoll aus einem Online-Meeting entsteht in drei Schritten: das Meeting aufzeichnen, die Aufzeichnung transkribieren und daraus Beschlüsse und Aufgaben ziehen. Teams und Google Meet können Deutsch selbst transkribieren, sofern dein Tarif und deine IT es erlauben. Zoom kann das auch, aber nur mit einem bezahlten Konto und Cloud-Aufzeichnung (Stand Oktober 2026). Sonst, oder wenn du einen Text mit getrennten Sprechern willst, lädst du die Aufzeichnung bei Supertranskription hoch. Hier steht Tool für Tool, wo du die Aufzeichnung findest und was du damit machst.

Bevor du aufzeichnest

Sag den Teilnehmenden zu Beginn, dass du aufzeichnest und wofür du die Aufnahme brauchst. Nach § 201 StGB ist es strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufzunehmen. Zoom, Teams und Meet blenden zwar beim Start einen Hinweis ein, ersetzen aber nicht die Frage. In einem Unternehmen lohnt auch ein Blick in die internen Regeln, und wenn es einen Betriebsrat gibt, ist er bei Aufzeichnungen oft beteiligt.

Zoom

Die Aufzeichnung auf dem Computer gibt es mit jedem Zoom-Konto, auch mit dem kostenlosen (Zoom-Hilfe).

  1. Klick während des Meetings unten im Fenster auf Aufzeichnen („Record“ in der englischen Oberfläche). Ist in deinem Konto die Cloud-Aufzeichnung aktiv, wähle die Aufzeichnung auf diesem Computer.
  2. Nach dem Meeting wandelt Zoom die Aufzeichnung um, das kann einen Moment dauern.
  3. Die Dateien liegen standardmäßig im Ordner „Zoom“ in deinen Dokumenten.

Dort findest du ein MP4-Video und eine M4A-Audiodatei. Für die Transkription genügt die M4A: Es ist derselbe Ton in einer viel kleineren Datei, sie ist also schneller hochgeladen.

Mit einem bezahlten Konto kannst du auch in der Cloud aufzeichnen. Dann bietet Zoom eine Audiotranskription an, und Deutsch gehört zu den unterstützten Sprachen. Voraussetzung ist ein Pro-, Business-, Education- oder Enterprise-Konto mit aktivierter Cloud-Aufzeichnung und Audiotranskription (Zoom-Hilfe).

Microsoft Teams

Für die Aufzeichnung eines Teams-Meetings brauchst du eine passende Lizenz für Arbeit oder Schule, und deine IT-Administration muss die Aufzeichnung freigeschaltet haben. Gäste und Personen aus einer anderen Organisation können sie nicht starten (Microsoft).

  1. Wähle in den Besprechungssteuerelementen Weitere Aktionen und dann Aufzeichnen und transkribieren.
  2. Lege die gesprochene Sprache (Deutsch) und fest, was aufgezeichnet werden soll; Nur Audio ist möglich, wenn dir der Ton reicht.
  3. Klick auf Bestätigen.
  4. Nach dem Meeting erscheint die Aufzeichnung im Besprechungschat. Sie liegt in OneDrive beim Organisator.
  5. Standardmäßig dürfen nur der Organisator und die Mitorganisatoren sie herunterladen. Bist du keiner von beiden, bitte sie um die Datei.

Aufzeichnungen können nach einer Frist ablaufen, die deine Administration festlegt. Sichere also bald, was du brauchst.

Mit der Aufzeichnung startet auch die Transkription von Teams, und „Deutsch (Deutschland)“ steht auf der Liste der unterstützten Sprachen (Microsoft). Organisator und Mitorganisatoren bekommen das Transkript in der Regel als .docx oder .vtt. Wenn das bei dir funktioniert, brauchst du vielleicht gar kein weiteres Tool.

Google Meet

Nicht jedes Konto kann aufzeichnen: Du brauchst ein passendes Google-Workspace-Paket (zum Beispiel Business Standard, Business Plus oder Enterprise) oder ein Google-One-Abo mit mindestens 2 TB, und deine Administration muss die Funktion aktiviert haben. Mit einem kostenlosen Gmail-Konto geht es nicht (Google-Hilfe).

  1. Klick am Computer während des Meetings unten rechts auf Besprechungstools und dann auf Aufzeichnung.
  2. Klick auf Video aufnehmen und im Fenster, das sich öffnet, auf Starten.
  3. Die Aufzeichnung landet im Google Drive des Organisators, im Ordner „Google Meet“, mit einem Unterordner pro Besprechung. Der Organisator und die Person, die gestartet hat, bekommen den Link per E-Mail, außerdem hängt er am Kalendereintrag.
  4. Lade das Video aus Drive herunter.

Meet hat auch eine eigene Transkription (Besprechungstools, dann Transkribieren, dann Sprache-zu-Text-Umwandlung starten). Deutsch ist dabei, sie steht aber nur in bestimmten Workspace-Paketen zur Verfügung (Google-Hilfe).

Ein Meeting im Raum

Bei einem Treffen vor Ort oder gemischt legst du das Handy in die Mitte des Tisches, zwischen die Personen, und nimmst mit „Sprachmemos“ oder einem beliebigen Rekorder auf. Für den Weg auf dem iPhone schau in den Artikel Sprachmemo in Text umwandeln.

Die Transkription

  1. Öffne supertranskription.de und lade die Datei hoch: die M4A von Zoom oder das Video aus Teams oder Meet. Ein zweistündiges Meeting lädst du in einem Stück hoch; der Browser teilt es selbst auf.
  2. Der Text erscheint mit getrennten Sprechern: Sprecher 1, Sprecher 2 und so weiter. Namen kennt die Seite nicht, die ersetzt du selbst.
  3. Kopieren legt den Text mit den Sprecherangaben in die Zwischenablage, Herunterladen bietet eine .txt-Datei an. Für ein Meeting, das du weitergibst (zum Beispiel ein Webinar), bekommst du auch Untertitel als .srt oder .vtt.

Ohne Konto werden nur die ersten 30 Minuten transkribiert, ein einstündiges Meeting wird also in der Mitte abgeschnitten. Für das ganze Meeting melde dich mit Google oder Apple an. Bis Januar 2027 ist Pro für alle kostenlos, mit 10 Stunden Transkription im Monat und ohne Karte (Preise).

Es gibt weder eine Live-Transkription noch einen Bot, der dem Meeting beitritt: Supertranskription verarbeitet die Aufzeichnung, nachdem das Meeting vorbei ist.

Von der Transkription zum Protokoll

In Meine Notizen kannst du die Aufzeichnung direkt in eine Notiz importieren („Aufnahme importieren“ im Menü der Notiz); das Transkript erscheint dort. Öffne dann „KI fragen“: Schnellbefehle bieten „Zusammenfassen“ und „Aufgaben und Vereinbarungen“, und du kannst auch eine eigene Anweisung schreiben. Zum Beispiel:

Das ist das Transkript eines Meetings. Sprecher 1 ist Anna Schneider, Sprecher 2 ist Markus Weber. Schreib ein Protokoll mit: Teilnehmende, besprochene Themen in wenigen Zeilen, Beschlüsse, Aufgaben (wer, was, bis wann), offene Punkte. Schreib nur auf, was gesagt wurde; wenn etwas unklar ist, markiere es mit einem Fragezeichen.

Die KI zeigt dir zuerst die neue Version, mit hervorgehobenen Änderungen. Danach entscheidest du, ob du die Notiz ersetzt, eine neue Notiz anlegst oder die Zusammenfassung ans Ende hängst. Für die Antwort werden die Notiz und ihre Transkripte an Google Gemini gesendet.

Prüfe das Ergebnis immer gegen das Transkript. Die KI kann sich verhaken, wer sich zu was verpflichtet hat, und Zahlen und Fristen solltest du im Text nachlesen. Bevor du ein vertrauliches Meeting in ein KI-Tool gibst, kläre außerdem, was dein Unternehmen erlaubt.

Wenn du das Protokoll lieber selbst schreibst, kommt eine brauchbare Vorlage mit wenigen Zeilen aus:

  • Datum, Uhrzeit und Tool (Zoom, Teams, Meet)
  • Teilnehmende
  • Tagesordnungspunkte
  • Beschlüsse
  • Aufgaben: wer macht was bis wann
  • offene Punkte und Termin des nächsten Meetings

Ein Ergebnisprotokoll hält nur fest, was beschlossen wurde und wer was erledigt. Ein Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich den Gang der Diskussion wieder. Für die meisten Team-Meetings reicht das Ergebnisprotokoll, und die Transkription liefert dir den Stoff für beide Varianten.

Hat das Protokoll rechtliche Bedeutung (Mitgliederversammlung, Gesellschafterversammlung, Betriebsrat), richtet sich seine Form nach den Regeln, die für das Gremium gelten, etwa Satzung oder Geschäftsordnung. Die Transkription ist eine gute Grundlage, ersetzt aber nicht das Protokoll.

Wohin die Aufnahme geht

Die Spracherkennung übernimmt ElevenLabs (USA). Dort kommt die Aufnahme nur zur Verarbeitung an. Die Datei, die du auf der Startseite hochlädst, speichern wir nicht. In Meine Notizen bleiben Aufnahme und Transkription in deinem Konto, bis du sie löschst. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.